Hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc tất niên hay các sự kiện nội bộ đều là những dịp quan trọng cần được ghi lại đầy đủ, chuyên nghiệp phục vụ truyền thông và lưu trữ tư liệu doanh nghiệp. Tuy nhiên, khác với các buổi chụp ảnh thông thường, ảnh chụp sự kiện doanh nghiệp yêu cầu ekip phải có kinh nghiệm xử lý vấn đề linh hoạt, làm việc dưới áp lực thời gian và đảm bảo không bỏ lỡ những thời điểm giải quyết vấn đề quan trọng. Bài viết này, PICVN sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế giúp bạn thuê được ekip phù hợp, đảm bảo tiến độ cho sự kiện của mình.

Vì sao chụp ảnh sự kiện doanh nghiệp cần ekip chuyên nghiệp?

Khác với ảnh chụp sản phẩm hay chân dung có thể sắp xếp, chỉnh sửa nhiều lần, các khoảnh khắc được giải quyết trong sự kiện thường diễn ra một lần duy nhất và không thể “chụp lại”. Một ekip thiếu kinh nghiệm có thể bỏ lỡ những khoảnh khắc khắc quan trọng như lúc cắt băng khai tài khoản, phát biểu của lãnh đạo, hay phản ứng tự nhiên của khách mời, những chi tiết thường có giá trị truyền thông cao nhất sau sự kiện.

Tiêu chí lựa chọn ekip chụp ảnh sự kiện doanh nghiệp

Kinh nghiệm với quy mô sự kiện tương tự : nên ưu tiên ekip đã từng chụp các sự kiện có quy mô, tính chất tương đồng (hội nghị, lễ ra mắt, sự kiện ngoài trời…) để đảm bảo khả năng xử lý tình huống thực tế.

Khả năng làm việc theo ekip nhiều người : với các sự kiện lớn, cần ít nhất 2-3 nhiếp ảnh gia để bao kích nhiều góc độ, khu vực cùng lúc (sân khấu, khách mời, hậu trường).

Đầy đủ thiết bị dự phòng : nên biết rõ về thiết bị máy ảnh, ống kính, đèn flash dự phòng để tránh bị gián đoạn nếu gặp sự cố kỹ thuật giữa sự kiện.

Xử lý tốc độ và giao ảnh : nhiều tình huống cần gấp để đăng thông tin ngay trong ngày hoặc ngày hôm sau, nên thống nhất rõ ràng về tốc độ chỉnh sửa và bàn giao trước khi ký đồng.

Quy trình làm việc hiệu quả khi thuê ekip chụp ảnh sự kiện doanh nghiệp

1. Gửi kịch bản, dòng thời gian sự kiện trước đó

Cung cấp đầy đủ các chương trình sự kiện, những khoảnh khắc khắc quan trọng cần ưu tiên (phát biểu, trao giải, cắt băng…) giúp ekip chủ động bố trí vị trí, phân công nhân sự hợp lý.

2. Khảo sát địa điểm trước ngày diễn ra

Với các quy mô sự kiện lớn, nên sắp xếp các ekip khảo sát địa điểm trước để đánh giá điều kiện ánh sáng, không gian, từ đó có phương pháp chụp phù hợp, tránh bị động vào ngày diễn ra.

3. Phân chia vai trò trong ekip

Nếu thuê ekip nhiều người, nên thống nhất trước ai phụ trách khu vực sân khấu, ai phụ trách khách mời, ai chụp hậu trường để tránh chồng chéo hoặc bỏ rơi khu vực quan trọng.

4. Giao hình ảnh bàn làm việc có thời hạn tối đa

Cần phải tạm thời nhận được ảnh gốc và ảnh đã chỉnh sửa, đặc biệt nếu cần gấp một số ảnh để đăng tải thông tin ngay trong sự kiện hoặc ngay sau khi kết thúc.

Những lưu ý quan trọng khi chụp ảnh sự kiện doanh nghiệp

  • Nên có phương án dự phòng nếu tổ chức sự kiện ngoài trời và thời gian bất lợi.
  • Thống nhất trước với ekip về những cá nhân, khoảnh khắc khắc trong buổi tiệc cần đặc biệt chú ý (lãnh đạo, khách mời quan trọng, đối tác chiến lược).
  • Nếu có sự kiện có yếu tố bảo mật thông tin, cần trao đổi rõ về việc sử dụng, lưu trữ hình ảnh sau sự kiện với ekip ảnh chụp.
  • Cần có người phụ trách liên lạc trực tiếp với ekip trong điều kiện minh bạch để xử lý phát sinh phù hợp.

Tìm ekip chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp trên PicVN

Việc tìm kiếm ekip có đủ kinh nghiệm, quy mô nhân sự phù hợp và uy tín về tiến trình bàn giao là yếu tố thì chốt để sự kiện được ghi lại toàn diện, chuyên nghiệp. Trên PicVN , doanh nghiệp có thể tìm kiếm và so sánh các ekip chụp ảnh sự kiện theo kinh nghiệm, quy mô đã từng thực hiện, xem trước danh mục các sự kiện thực tế và chủ động trao đổi trực tiếp về yêu cầu, quy trình trước khi quyết định hợp tác.

Câu hỏi thường gặp

Nên đặt lịch ekip chụp ảnh sự kiện doanh nghiệp trước bao lâu? Với các sự kiện lớn, nên đặt lịch trước ít nhất 2 – 4 tuần để có thời gian khảo sát, chuẩn bị kỹ thuật số. Với các tình huống nhỏ, gấp hơn vẫn có thể sắp xếp nhưng sẽ hạn chế về đơn vị lựa chọn ekip.

Cần bao nhiêu nhiếp ảnh gia cho một sự kiện doanh nghiệp? Tùy vào quy mô, sự kiện nhỏ (dưới 50 khách) thường cần 1 – 2 ảnh gia, trong khi các sự kiện lớn, nhiều khu vực diễn đàn ra bài hát có thể cần từ 3 người trở lên để đảm bảo an toàn đầy đủ.

Có nên yêu cầu ảnh gấp trong sự kiện không? Có thể, nhiều chuyên gia hỗ trợ doanh nghiệp ekip hỗ trợ chỉnh sửa nhanh chóng một số bộ lọc ảnh ngay trong trường hợp để phục vụ việc đăng truyền thông tin vào thời điểm đó, tuy nhiên cần trao đổi yêu cầu này ngay từ đầu để chuẩn bị ekip phù hợp.

Chuẩn bị sắp xếp sự kiện cho doanh nghiệp? Tìm ekip chụp ảnh sự kiện doanh nghiệp uy tín, đúng tiến độ ngay trên PicVN.